Hur länge behöver arbetsgivare behålla löneposter?

Enligt amerikansk federal lag måste arbetsgivare hålla löneposter för sina anställda eller tidigare anställda under en viss tid. Mängden tid varierar emellertid enligt vilken stadga du hänvisar till, vilket kan göra att veta hur länge det är att hålla anställningsrekordet förvirrande. Genom att beakta de nödvändiga tidsgränserna enligt varje stadga samt vilka löneordrelaterade dokument som lagen kräver att du behåller, och varför kan du lättare utveckla ett system som håller löneuppgifterna så länge lagen kräver.

Kvinna i ett arkivskåp (Bild: John Lund / Drew Kelly / Blendbilder / Getty Images)

Identifiering

Löneposter är i allmänhet några register som gäller de timmar som en anställd arbetar och lönen betalas till honom eller henne, enligt U.S. Department of Labor. Enligt lagen om rättvis arbetsstandard innehåller löneposter uppgifter om timmen och varje arbetsvecka börjar. Antal arbetade timmar på varje arbetsdag och varje arbetsvecka. det sammanlagda belopp som arbetstagaren förvärvade arbetstid utan övertid Den ordinarie timlön för en vecka där arbetstagaren arbetade övertid. Totalt övertidslön för varje arbetsvecka. Beloppen för eventuella tillägg eller avdrag för arbetstagarens lön varje vecka. Det totala belopp som betalats för varje löptid. och de datum som omfattas av varje löneperiod, enligt U.S. Department of Labor. Denna information ska märkas med medarbetarens personuppgifter, inklusive namn, adress, yrke och kön. Om arbetstagaren är yngre än 19 år, inkludera även hans födelsedatum.

Tillämpliga lagar

Från och med 2010 kräver endast två federala lagar att arbetsgivare behåller löneposter under vilken tid som helst, enligt U.S. Department of Labor och U.S. Equal Employment Opportunity Commission, eller EEOC. Dessa två stadgar är lagen om rättvis arbetsstandard och lagen om åldersdiskriminering i arbetslivet. För FLSA och ADEA måste de flesta löneposter lagras i tre år, enligt U.S. Department of Labor och EEOC. Även om FLSA tillåter arbetsgivare att skicka några kompletterande löneposter, inklusive lönebord, efter två år, kräver ADEA att arbetsgivarna håller dessa register i tre år.

Formatera

ADEA kräver inte att arbetsgivare ska hålla löneposter i något visst format, så länge som dokumenten är tillgängliga när EEOC begär dem, enligt EEOC. FLSA kräver inte att klockor används för att hålla koll på arbetstimmar, enligt U.S. Department of Labor. Inte heller kräver FLSA att uppgifterna förvaras i ett visst format. Enligt U.S. Department of Labor bör emellertid mikrofilm eller stansad tejp inte användas om inte arbetsgivaren också har utrustningen för att göra dessa format lättlästa.

Fungera

Syftet med att upprätthålla löneposter för anställda enligt lagen om rättvisa arbetstagare är att skydda arbetstagarnas rätt till rättvis lön, enligt U.S. Department of Labor, inklusive rätten till täckta, icke-anställda arbetstagare till minimilön och övertidslön. Uppgifterna kan också användas för att se till att en arbetsgivare inte anställer barn för ung för att arbeta lagligt och inte anställer barn som kan arbeta lagligt i olagligt antal timmar. Att upprätthålla journaler enligt lagen om åldersdiskriminering i sysselsättningen är avsedda att säkerställa en anställd som upptäcker att hon kan ha diskriminerats på grund av sin ålder kan hitta den information som krävs för att bevisa eller motbevisa hennes anspråk enligt EEOC.

överväganden

Enligt FLSA och ADEA hålls löneposter generellt i tre år efter det att en anställd upphörde, enligt EEOC. ADEA, FLSA och andra stadgar kan kräva en arbetsgivare att hålla olika delar av en anställds fil under olika tidsrymder. Till exempel, medan ADEA kräver löneposter som ska hållas i tre år, kräver det grundläggande information om att arbetstagaren ska behållas endast ett år, enligt EEOC. För att säkerställa att ditt företag uppfyller alla sina krav på lagring av lagringsuppgifter, konsultera en kvalificerad arbetsrätt advokat.